Elaborazione della documentazione di gara

Uno dei compiti più difficili all’elaborazione della documentazione di gara è la formazione di requisiti non prevenuti corrispondenti agli obiettivi aziendali della società che svolge la gara.

Nella pratica quotidiana, l’elaborazione della documentazione di gara viene effettuata dai dipendenti del servizio di manutenzione del Committente o viene coinvolta (pubblicamente o non pubblicamente) l’azienda che fornisce i servizi di pulizie. Tuttavia, entrambi questi approcci non permettono di raggiungere l'obiettivo principale della formazione della documentazione di gara, cioe’ l'obiettività e l'adeguatezza agli obiettivi aziendali.

Ad esempio, le società integranti, specializzate nella prestazione dei servizi di pulizie, volontariamente o involontariamente daranno le preferenze al "proprio" business, il che si rifletterà sui requisiti di gara, riducendo la loro obiettività. Inoltre, la società integrante, come l’ente potenzialmente interessato a prestare i servizi, farà sforzi per ottenere le preferenze nella gara. Questo può essere rivelato nella incomplettezza o ambiguità dei requisiti di gara, il che renderà piu’ difficile l’elaborazione della soluzione da parte dei potenziali concorrenti. I dipendenti del servizio di manutenzione spesso affidano i loro impegni di elaborazione dei requisiti di gara alla società integrante o sviluppando i requisiti di gara non considerano in modo autonomo i requisiti aziendali della società, puntando solo sulla risoluzione dei problemi di breve periodo.

Il coinvolgimento degli esperti dell'Unione delle Imprese di Pulizie nell’elaborazione dei requisiti di gara ed i capitolati tecnici permetterà di eliminare "l'influenza negativa" da parte dei produttori e delle società integranti.

L'approccio sistemico, applicato dall'Unione delle Imprese di Pulizia, permetterà di formare i requisiti tecnici nel pieno rispetto dei requisiti aziendali del Committente.

Inoltre, un esperto dell'Unione può essere coinvolto nella fase dell’analisi delle risposte dei potenziali appaltatori alla documentazione di gara in qualità dell’esperto indipendente.