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Elaborazione della documentazione di gara

Termine di svolgimento della gara - 2 mesi
Costo dei servizi - negoziabile

Uno dei compiti più difficili all’elaborazione della documentazione di gara è la formazione di requisiti non prevenuti corrispondenti agli obiettivi aziendali della società che svolge la gara.

Nella pratica quotidiana, l’elaborazione della documentazione di gara viene effettuata dai dipendenti del servizio di manutenzione del Committente o viene coinvolta (pubblicamente o non pubblicamente) l’azienda che fornisce i servizi di pulizie. Tuttavia, entrambi questi approcci non permettono di raggiungere l'obiettivo principale della formazione della documentazione di gara, cioe’ l'obiettività e l'adeguatezza agli obiettivi aziendali.

Ad esempio, le società integranti, specializzate nella prestazione dei servizi di pulizie, volontariamente o involontariamente daranno le preferenze al "proprio" business, il che si rifletterà sui requisiti di gara, riducendo la loro obiettività. Inoltre, la società integrante, come l’ente potenzialmente interessato a prestare i servizi, farà sforzi per ottenere le preferenze nella gara. Questo può essere rivelato nella incomplettezza o ambiguità dei requisiti di gara, il che renderà piu’ difficile l’elaborazione della soluzione da parte dei potenziali concorrenti. I dipendenti del servizio di manutenzione spesso affidano i loro impegni di elaborazione dei requisiti di gara alla società integrante o sviluppando i requisiti di gara non considerano in modo autonomo i requisiti aziendali della società, puntando solo sulla risoluzione dei problemi di breve periodo.

Il coinvolgimento degli esperti dell'Unione delle Imprese di Pulizie nell’elaborazione dei requisiti di gara ed i capitolati tecnici permetterà di eliminare "l'influenza negativa" da parte dei produttori e delle società integranti.

L'approccio sistemico, applicato dall'Unione delle Imprese di Pulizia, permetterà di formare i requisiti tecnici nel pieno rispetto dei requisiti aziendali del Committente.

Inoltre, un esperto dell'Unione può essere coinvolto nella fase dell’analisi delle risposte dei potenziali appaltatori alla documentazione di gara in qualità dell’esperto indipendente.



Elaborazione della documentazione di gara

Esempio di elaborazione della documentazione di gara

La società "X" intende scegliere l’unico fornitore di servizi di pulizie per tutte le sue filiali. Gli operatori dei servizi di pulizie non possono essere coinvolti in questo lavoro, in quanto sono interessati a vincere questa gara. I servizi delle società integranti di organizzazione della gara secondo la loro valutazione costano 500 mila rubli. Il Committente non e’ in grado di eseguire questo lavoro per conto proprio visto che i dipendenti dell'azienda non hanno l’esperienza nello svolgimento di gare.

La società "X" coinvolge in questo lavoro l’ esperto dell'Unione delle Imprese di Pulizia, che:
  • Analizza il ruolo del servizio nel business dell'azienda;
  • Redige le specifiche tecniche in base agli obiettivi di business ed alle priorità dell'azienda;
  • Analizza le offerte ricevute dalla società "X";
  • Prepara una relazione sullo svolgimento della gara con la descrizione dei pro e dei contro di ogni pretendente contenente le informazioni complete per la presa delle decisioni da parte dell‘amministrazione della società relative alla scelta del fornitore di servizi.
Il progetto è stato sviluppato in ASTYPROduction