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Erarbeitung von Ausschreibungsunterlagen

Zeitraum der Durchführung der Ausschreibung: 2 Monate.
Kosten von Dienstleistungen: nach Vereinbarung.

Bei der Erarbeitung von Ausschreibungsunterlagen ist eine der schwierigsten Aufgaben die Bildung unvoreingenommener Anforderungen, die den geschäftlichen Aufgaben des Unternehmens entsprechen, das die Ausschreibung durchführt.

In der täglichen Praxis beschäftigen sich mit Ausschreibungsunterlagen entweder die Mitarbeiter des Betriebsdienstes des Auftraggebers oder es wird – öffentlich oder nichtöffentlich – ein Unternehmen herangezogen, das die Reinigungsdienstleistungen zur Verfügung stellt. Diese beiden Ansätze ermöglichen es jedoch nicht, das Hauptziel der Bildung von Ausschreibungsunterlagen zu erreichen: das sind die Unvoreingenommenheit und Angemessenheit geschäftlicher Aufgaben.

Zum Beispiel werden die integrierenden Unternehmen, die sich auf Reinigungsdienstleistungen spezialisieren, gewollt oder ungewollt die Präferenzen „ihrem“ Geschäft geben, was sich in Ausschreibungsanforderungen widerspiegeln wird, indem sie voreingenommener werden. Außerdem wird sich das integrierende Unternehmen – als Person, die potentiell an Erbringung von Dienstleistungen interessiert ist – um Präferenzen in der Ausschreibung bemühen. Das kann sich in Untertreibung oder Mehrdeutigkeit von Ausschreibungsanforderungen ausdrücken, die für potentielle Konkurrenten die Erarbeitung der Lösung erschweren wird.

Die Mitarbeiter des Betriebsdienstes übertragen entweder oft ihre Pflichten bei der Erarbeitung von Ausschreibungsanforderungen an das integrierende Unternehmen oder – bei Erarbeitung von Ausschreibungsanforderungen – berücksichtigen nicht selbstständig die geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens, indem sie nur auf die Lösung kurzfristiger Aufgaben setzen.

Die Heranziehung von Experten des Verbands der Reinigungsunternehmen zur Erarbeitung von Ausschreibungsanforderungen und technischer Aufgaben ermöglicht es, den „negativen Einfluss“ seitens der Hersteller und integrierender Unternehmen auszuschließen.

Der systemische Ansatz, den der Verband der Reinigungsunternehmen anwendet, wird es ermöglichen, technische Anforderungen in voller Übereinstimmung mit geschäftlichen Anforderungen des Auftraggebers zu formulieren.

Als ein unabhängiger Experte kann außerdem ein Experte des Verbands in der Phase der Analyse von Antworten auf die Ausschreibungsunterlagen seitens der potentiellen Werkunternehmer herangezogen werden.



Erarbeitung von Ausschreibungsunterlagen

Beispiel der Erarbeitung von Ausschreibungsunterlagen

Ein Unternehmen „X“ hat es vor, einen einzigen Reinigungsdienstleister für alle seine Filialen zu wählen. Die Bediener von Reinigungsdienstleistungen können für diese Arbeit nicht herangezogen werden, da sie selbst am Gewinn dieser Ausschreibung interessiert sind. Die integrierenden Unternehmen schätzen ihre Dienstleistungskosten bei der Durchführung der Ausschreibung i.H.v. 500.000 Rubel ein. Aus eigener Kraft kann der Auftraggeber diese Arbeit nicht ausführen, da es bei den Mitarbeitern des Unternehmens an Erfahrung in der Durchführung von Ausschreibungen fehlt.

Das Unternehmen „X“ zieht für diese Arbeit Experten aus dem Verband der Reinigungsunternehmen heran, die:
  • die Rolle der Dienstleistung im Unternehmensgeschäft analysieren;
  • technische Anforderungen formulieren, indem sie sich an geschäftlichen Aufgaben und Prioritäten des Unternehmens orientieren;
  • die Ausschreibungsgebote, die das Unternehmen „X“ erhalten hat, analysieren;
  • einen Bericht über die Durchführung der Ausschreibung anfertigen, mit Beschreibung von Vor- und Nachteilen jedes Wettbewerbers; dieser Bericht enthält umfassende Informationen zur Entscheidungsfindung seitens der Unternehmensleitung hinsichtlich der Wahl des Dienstleisters.
Das Projekt wurde bei ASTYPROduction